Wat moet je regelen als je catering wilt aanbieden op een bedrijfsfeest?
Om catering aan te bieden op een bedrijfsfeest moet je rekening houden met vergunningen, voedselveiligheidsregels, logistieke planning en het juiste cateringconcept. Voor de meeste bedrijfsfeesten op een vaste locatie zijn de verplichtingen beperkt, maar zodra je werkt met een foodtruck of een publiek toegankelijk evenement gelden aanvullende eisen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het organiseren van catering voor een bedrijfsfeest.
Welke vergunningen heb je nodig om catering aan te bieden op een evenement?
Voor catering op een besloten bedrijfsfeest heb je in de meeste gevallen geen aparte vergunning nodig, zolang het evenement niet openbaar toegankelijk is. Zodra er alcohol wordt geschonken of het evenement op de openbare weg plaatsvindt, gelden er aanvullende regels. Voor openbare evenementen is een evenementenvergunning van de gemeente verplicht.
De verantwoordelijkheid voor vergunningen ligt deels bij de locatie en deels bij de cateraar. Hier is een overzicht van de meest voorkomende situaties:
- Besloten bedrijfsfeest op eigen terrein of bedrijfslocatie: Doorgaans geen aparte cateringvergunning vereist.
- Alcoholverstrekking: Vereist een drank- en horecavergunning of een ontheffing op grond van de Drank- en Horecawet.
- Openbaar evenement of festival: De organisator heeft een evenementenvergunning nodig van de gemeente.
- Foodtruck op openbare weg: Een standplaatsvergunning of marktvergunning is vereist.
Wil je zeker weten wat er in jouw specifieke situatie geldt? Neem dan contact op met de gemeente van de evenementenlocatie. Zij kunnen je precies vertellen welke vergunningen van toepassing zijn op jouw type evenement.
Wat zijn de hygiëne- en voedselveiligheidsregels voor cateraars?
Cateraars in Nederland zijn verplicht te werken volgens de HACCP-richtlijnen, een internationaal erkend systeem voor voedselveiligheid. Dit betekent dat alle stappen in het bereidingsproces worden gecontroleerd op risico’s, van inkoop tot serveren. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) houdt hier toezicht op.
Voor een cateraar die actief is op evenementen gelden onder meer de volgende verplichtingen:
- Registratie bij de NVWA als voedselbedrijf.
- Werken met een gedocumenteerd HACCP-plan.
- Correcte bewaring van voedsel op de juiste temperatuur (koude keten en warme keten).
- Gebruik van schone en gecertificeerde keukenapparatuur en voertuigen.
- Persoonlijke hygiëne van medewerkers, inclusief het gebruik van handschoenen en haarnetten.
Als opdrachtgever hoef je dit niet zelf te regelen, maar het is wel verstandig om te controleren of het cateringbedrijf dat je inschakelt aantoonbaar voldoet aan deze eisen. Een professioneel cateringbedrijf kan je hierover altijd informeren.
Hoe kies je het juiste cateringconcept voor een bedrijfsfeest?
Het juiste cateringconcept voor een bedrijfsfeest hangt af van de sfeer die je wilt neerzetten, het aantal gasten en de locatie. Een formeel diner past bij een gala of jubileum, terwijl een foodtruckopstelling of walking dinner juist zorgt voor een ontspannen, sociale sfeer waarbij gasten met elkaar in contact komen.
Denk bij het kiezen van een cateringconcept aan de volgende vragen:
- Wat is het doel van het evenement? Netwerken, vieren, presenteren of informeel samenzijn vragen elk om een andere aanpak.
- Hoeveel gasten verwacht je? Bij grotere aantallen werkt een buffet of foodtruckopstelling efficiënter dan een bediend diner.
- Wat is de locatie? Buiten, op kantoor of in een evenementenhal vraagt elk om een andere logistieke aanpak.
- Zijn er dieetwensen of allergieën? Zorg dat het concept ruimte biedt voor vegetarische, veganistische of glutenvrije opties.
- Wat wil je uitstralen? Duurzaamheid, creativiteit of luxe zijn elk te vertalen naar een specifiek cateringconcept.
Foodtrucks zijn een populaire keuze voor bedrijfsfeesten omdat ze een beleving toevoegen aan het evenement. Met een gevarieerd aanbod aan keukens, van tapas tot Indonesisch en van barbecue tot Mexican food, bieden ze voor elk type bedrijf een passende invulling. Bekijk voor inspiratie ons aanbod voor catering op locatie.
Wat moet je praktisch regelen voor de catering op locatie?
Voor catering op locatie moet je zorgen voor voldoende ruimte voor de keukenopstelling, stroomaansluiting, wateraansluiting en een duidelijke routing voor gasten en personeel. Hoe vroeger je deze praktische zaken afstemt met de cateraar, hoe soepeler de dag zelf verloopt.
Een praktische checklist voor catering op locatie:
- Ruimte: Is er voldoende ruimte voor foodtrucks, buffettafels of een keukenopstelling?
- Stroom: Hoeveel ampère is beschikbaar en waar zitten de aansluitpunten?
- Water: Is er een wateraansluiting of moet de cateraar zelf water meenemen?
- Bereikbaarheid: Kunnen voertuigen en foodtrucks de locatie goed in- en uitrijden?
- Afval: Is er afvoer voor afval en zijn er voldoende afvalbakken aanwezig?
- Tafels en stoelen: Worden deze door de cateraar meegebracht of door de locatie geleverd?
Bespreek deze punten altijd vooraf met je cateringbedrijf. Een ervaren cateraar loopt dit soort zaken standaard met je door en komt zelf ook met een checklist om niets over het hoofd te zien.
Wanneer moet je catering boeken voor een bedrijfsfeest?
Voor een bedrijfsfeest is het verstandig om catering minimaal zes tot acht weken van tevoren te boeken. Bij grotere evenementen of populaire data, zoals de feestdagen aan het einde van het jaar, is het aan te raden om zelfs drie tot zes maanden vooruit te plannen om teleurstelling te voorkomen.
Populaire cateringbedrijven hebben in drukke periodes snel volgeboekte agenda’s. Denk aan:
- De maanden oktober tot en met december, wanneer veel bedrijven hun eindejaarsfeest organiseren.
- Zomerse periodes voor buitenevenementen en personeelsfeesten in de tuin of op het bedrijventerrein.
- Periodes rondom nationale feestdagen, zoals Koningsdag of Bevrijdingsdag.
Hoe eerder je boekt, hoe meer keuze je hebt in concepten, keukens en beschikbaarheid van personeel. Vroeg boeken geeft ook meer ruimte om de details goed af te stemmen, van menusamenstelling tot aankleding.
Wat kost catering voor een bedrijfsfeest gemiddeld?
De gemiddelde kosten voor catering op een bedrijfsfeest liggen ruwweg tussen de 25 en 75 euro per persoon, afhankelijk van het gekozen concept, het aantal gangen, de duur van het evenement en of bediening is inbegrepen. Voor een volledig verzorgd pakket inclusief personeel, tafels en aankleding liggen de kosten doorgaans aan de hogere kant van dit spectrum.
Factoren die de prijs beïnvloeden zijn onder andere:
- Type catering: Een walking dinner of foodtruckopstelling verschilt in prijs van een volledig bediend diner.
- Aantal gasten: Bij grotere aantallen daalt de prijs per persoon vaak door schaalvoordelen.
- Duur van het evenement: Een avondprogramma van vier uur vraagt om meer dan een lunchbijeenkomst van anderhalf uur.
- Extra diensten: Bediening, aankleding, tafels, stoelen en picknickbanken worden soms apart berekend.
- Locatie: Reiskosten en opbouwtijd kunnen de prijs beïnvloeden bij locaties buiten de regio van de cateraar.
Vraag altijd een offerte op maat aan. Zo weet je precies wat er inbegrepen is en kom je niet voor verrassingen te staan op de dag zelf.
Hoe Watertanden Catering jou helpt met de catering voor je bedrijfsfeest
Catering regelen voor een bedrijfsfeest vraagt om aandacht voor vergunningen, voedselveiligheid, logistiek en het juiste concept. Dat is veel om zelf bij te houden, zeker als je ook nog het evenement zelf moet organiseren. Wij nemen die last volledig van je over.
Bij Watertanden Catering verzorgen we alles van A tot Z:
- Een gevarieerd aanbod aan foodtrucks en keukens, van barbecue en tapas tot Indonesisch en Mexican food.
- Volledig verzorgde catering inclusief bediening, tafels, stoelen, picknickbanken en sfeervolle aankleding op locatie.
- Vers en lokaal eten, bereid in onze eigen productiekeuken of afkomstig uit de regio Amsterdam.
- Inzetbaar door heel Nederland, voor evenementen van 30 tot meer dan 300 gasten.
- Één contactpersoon, geen ingewikkelde constructies, gewoon duidelijk en persoonlijk contact.
Jij geeft je wensen door en wij regelen de rest. Neem contact op en vertel ons over jouw bedrijfsfeest. We denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Kan ik als kleine ondernemer ook catering regelen voor een bedrijfsfeest, of is dat alleen weggelegd voor grote bedrijven?
Catering voor een bedrijfsfeest is zeker niet voorbehouden aan grote organisaties. De meeste cateringbedrijven werken voor evenementen vanaf 30 gasten, en veel concepten zoals foodtrucks of een walking dinner zijn juist ook heel geschikt voor kleinere gezelschappen. Bespreek je wensen en budget gewoon met een cateraar — die denkt graag met je mee over wat haalbaar en passend is voor jouw situatie.
Wat als een gast pas laat aangeeft dat hij of zij een allergie of dieetwens heeft?
Geef dit zo snel mogelijk door aan je cateraar, ook als het op het laatste moment is. Een professioneel cateringbedrijf houdt standaard rekening met veelvoorkomende allergieën en dieetwensen zoals glutenvrij, vegetarisch of veganistisch, en kan in veel gevallen ook last-minute aanpassingen doen. Het is wel verstandig om bij de uitnodiging altijd te vragen naar dieetwensen, zodat je dit tijdig kunt doorgeven.
Wat gebeurt er als het evenement buiten plaatsvindt en het weer tegenvalt?
Dit is een veelgemaakte fout bij de planning: geen rekening houden met wisselvallig weer. Bespreek van tevoren met je cateraar en locatie welke opties er zijn, zoals een tent, partytent of een overdekte uitwijklocatie. Foodtrucks zijn over het algemeen redelijk weersbestendig, maar gasten hebben uiteraard wel beschutting nodig. Een goed cateringbedrijf adviseert je proactief over een plan B voor slechte weersomstandigheden.
Moet ik zelf de opbouw en afbouw van de catering coördineren?
Nee, dat is in principe de verantwoordelijkheid van het cateringbedrijf zelf. Een ervaren cateraar regelt de opbouw, service tijdens het evenement én de afbouw volledig zelfstandig. Jij hoeft alleen te zorgen dat de locatie op tijd beschikbaar is en dat de praktische zaken zoals stroom en water vooraf zijn afgestemd. Maak hier wel duidelijke afspraken over in het contract, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
Is het mogelijk om meerdere foodtrucks of cateringconcepten te combineren op één evenement?
Ja, dat is zeker mogelijk en juist erg populair bij grotere bedrijfsfeesten. Door meerdere foodtrucks of concepten te combineren — bijvoorbeeld een barbecue naast een tapasstand — geef je gasten keuzevrijheid en zorg je voor een feestelijke beleving. Bespreek dit wel goed met je cateraar, want het vraagt om meer ruimte, meer stroom en een goede logistieke afstemming op de locatie.
Hoe zit het met duurzaamheid bij catering op een bedrijfsfeest? Zijn er milieuvriendelijkere opties?
Steeds meer cateraars bieden duurzame opties aan, zoals seizoensgebonden en lokaal geproduceerde ingrediënten, plantaardige menu's en biologisch afbreekbaar servies. Als duurzaamheid een belangrijk thema is voor jouw bedrijf, geef dit dan duidelijk aan bij de offertevraag. Zo kun je een cateringconcept kiezen dat aansluit bij de waarden van je organisatie én indruk maakt op je gasten.
Wat moet er minimaal in een cateringcontract staan om misverstanden te voorkomen?
Een goed cateringcontract bevat in elk geval de datum, locatie, het aantal gasten, het overeengekomen menu of concept, de op- en afbouwtijden, wat er wel en niet inbegrepen is (zoals bediening, tafels en servies), de totaalprijs en de betalingsvoorwaarden. Let ook op de annuleringsvoorwaarden, zodat je weet waar je aan toe bent als het evenement onverhoopt niet doorgaat. Twijfel je over de inhoud van een contract? Vraag de cateraar om toelichting voordat je tekent.
